ABC-Analyse einfach erklärt und durchgeführt – In 5 Schritten zum Ergebnis

Kennst du die ABC-Analyse oder hast du dich schon in anderen Blogs, Videos und Workshops darüber informiert? Die ABC-Analyse ist oft kompliziert und hin und wieder unverständlich erklärt. Warum eigentlich? Sie ist nämlich ein wichtiges Werkzeug für dein Unternehmen und kann dir helfen, Kunden, Produkte oder andere Maßnahmen nach ihrer Wichtigkeit und Effektivität für dein Business zu unterteilen. Also lass uns doch einfach mal auf ganz einfache Art und Weise feststellen, ob die ABC-Analyse nicht auch etwas für dich ist. Bereit?

Was ist die ABC-Analyse?

Du wirst uns für diese Antwort wohl hassen: „Die ABC-Analyse ist eine betriebswirtschaftliche Methode um Mengen von Objekten wie Kunden oder Produkte nach ihrer Wichtigkeit innerhalb der Klassen A, B und C einzuordnen und zu priorisieren. Die wichtigste Klasse ist dabei die A-Kategorie und die eher unwichtigste Klasse die C-Kategorie.“

Puh… und bist du nun schlauer und im Bilde?
Eine typische Antwort, wenn man nach einer Erklärung der ABC-Analyse sucht. Wir versuchen es mal etwas einfacher und verständlicher mit mehr Nutzen zu erklären: „Die ABC-Analyse hilft dir, deine Kunden oder Produkte in drei Kategorien einzuteilen: A für die wichtigsten, die den Großteil deines Umsatzes generieren, B für regelmäßige, aber weniger umsatzstarke, und C für die gelegentlichen, die am wenigsten beitragen. So kannst du Ressourcen effektiv priorisieren und deinen Fokus richtig setzen.“

Die ABC-Analyse einfach erklärt

Lass uns die ABC-Analyse in einem praktischen und verständlichen Beispiel darstellen. Stell dir vor, du sortierst deine Freunde nach denen, mit denen du am meisten Zeit verbringst und die dir am wichtigsten sind, bis hin zu denen, die du eher selten siehst. Das gleiche Prinzip verwenden wir bei der ABC-Analyse in deinem Unternehmen, nur dass hier deine Kunden, Produkte oder sogar Marketingkanäle die „Freunde“ sind.

A-Kategorie: Diese Gruppe ist wie deine engsten Freunde. Das sind beispielsweise deine Kunden, die am meisten bei dir kaufen oder Produkte, die ständig über die Ladentheke gehen. Sie sind essentiell für deinen Umsatz und verdienen die meiste Aufmerksamkeit. In den meisten Fällen bringen sie den größten Teil deines Umsatzes.

B-Kategorie: Hier sind die Bekannten, die du gerne magst und oft siehst, aber sie sind nicht so lebenswichtig wie deine engsten Freunde. Diese Kunden kaufen regelmäßig, aber vielleicht nicht in so großen Mengen oder so häufig wie die A-Kunden. Die Produkte sind gut, aber nicht die Top-Seller. Sie sind wichtig, um deine Verkaufszahlen stabil zu halten, und bieten oft Wachstumspotential.

C-Kategorie: Diese Gruppe ist wie die Leute, die du kennst, aber nur selten triffst. Vielleicht siehst du sie auf großen Partys oder einmal im Jahr. In deinem Geschäft sind das die Kunden, die nur gelegentlich etwas kaufen oder Produkte, die du selten verkaufst. Sie sind nicht kritisch für den täglichen Betrieb, aber es ist gut, sie im Sortiment zu haben, um eine breite Palette anzubieten.

Warum ist das wichtig für dich als Händler?
Indem du verstehst, welche Produkte oder Kunden in welche Kategorie fallen, kannst du deine Ressourcen wie Zeit, Geld und auch Nerven klüger zuweisen. Du kannst mehr Marketing und Unterstützung auf deine A-Kunden und -Produkte konzentrieren, während du gleichzeitig sicherstellst, dass B- und C-Kategorien nicht vernachlässigt werden, aber eben weniger intensiv bearbeitet werden.

Der Nutzen der ABC-Analyse

Bevor du dich nun die Analyse deiner Kunden oder Produkte stürzt, solltest du dir die Frage stellen, welchen Nutzen die ABC-Analyse für dein Unternehmen mit sich bringt. Denn wir raten dringend davon ab, eine Analyse oder eine Überlegung durchzuführen, ohne einen richtigen Mehrwert und Nutzen für dich daraus abzuleiten. Auf deutsch: Mach bitte nichts, was dir nichts bringt!

Für Online-Shop Gründer

Also… der Nutzen der ABC-Analyse liegt auf der Hand, wenn du mit deinem Unternehmen erfolgreich sein möchtest. Wenn du beispielsweise planst einen Online-Shop zu gründen, dann kann dir die ABC-Analyse helfen, indem sie dir zeigt, welche Produkte du in den Vordergrund (Werbung und Promotion) stellen solltest und welche weniger Priorität haben.

Produkte der Kategorie A mit einer großen Marge sollten die meiste Aufmerksamkeit bekommen, da sie den Großteil deines Umsatzes ausmachen. Kategorie B-Produkte mit einer ausgewogenen Marge sind potentielle Aufsteiger, während Produkte mit einer geringen Marge in Kategorie C mit minimalen Ressourcen verwaltet werden können. Diese klare Priorisierung hilft, die Effizienz zu steigern und Kosten zu sparen, indem du dein Budget und deine Anstrengungen auf das konzentrierst, was wirklich zählt. So macht die ABC-Analyse dein Unternehmen schlanker und zielgerichteter.

• Kategorie A
  • Hohe Marge
  • Hoher Umsatz
  • Laufend bewerben für Umsatzstabilität
• Kategorie B
  • Durchschnittliche Marge
  • Durchschnittlicher Umsatz
  • Eventuell geeignet für Kategorie A mit mehr Fokus
• Kategorie C
  • Geringe Marge
  • Geringer Umsatz
  • Besser wenige Ressourcen investieren und/oder auslaufen lassen

Für Dropshipper

Wenn du ein Dropshipping-Business betreibst, dann kann dir die ABC-Analyse in vielen Punkten helfen, indem sie dir erlaubt, die Leistung deiner Produkte, Lieferanten und sogar die Rücksendequoten effektiv zu überwachen und zu steuern.

So kannst du erkennen, welche Produkte am häufigsten verkauft werden (Kategorie A) und hohe Gewinnmargen erzielen. Diese Produkte solltest du besonders bewerben und sicherstellen, dass deine Lieferanten zuverlässig und schnell liefern. Produkte in Kategorie B haben Potential, könnten aber noch besser performen, hier solltest du Marketingstrategien anpassen oder mit Lieferanten über bessere Konditionen verhandeln. Produkte und Lieferanten in Kategorie C, die hohe Rücksendequoten verursachen oder selten verkauft werden, könnten aus deinem Sortiment entfernt oder durch bessere Alternativen ersetzt werden. So hilft dir die ABC-Analyse, dein Dropshipping-Business zu optimieren, indem du dich auf deine stärksten Produkte und zuverlässigsten Lieferanten fokussierst und unnötige Kosten und Aufwand reduzierst.

• Kategorie A
  • Werden häufig verkauft und erzielen hohe Margen
  • Muss schnell und zuverlässig geliefert werden
  • Benötigen konstante und effektive Werbemaßnahmen
• Kategorie B
  • Könnten eventuell besser verkaufen/performen
  • Konditionen bei Lieferanten prüfen
  • Werbemaßnahmen prüfen
• Kategorie C
  • Hoher Aufwand und gegebenenfalls hohe Rücksendequoten
  • Bringen wenig Umsatz bzw. tragen kaum zum Gewinn bei
  • Qualität muss sich verbessern oder aus Sortiment entfernen

Für die Klassifizierung von Kunden

Selbstverständlich kann man die ABC-Analyse auch bei Kunden anwenden, um beispielsweise Goodies (Geschenke & Rabatte) oder Werbemaßnahmen anzupassen.

Hierbei identifizierst du deine A-Kunden als diejenigen, die am meisten Umsatz generieren oder am häufigsten einkaufen. Diese Kunden könnten exklusive Angebote, frühzeitigen Zugang zu neuen Produkten oder besondere Rabatte erhalten, um ihre Treue zu belohnen und sie zu weiteren Käufen zu motivieren. B-Kunden, die potenzial haben, zu A-Kunden zu werden, könnten durch gezielte Marketingkampagnen und spezielle Angebote angeregt werden, mehr zu kaufen. C-Kunden, die seltener einkaufen oder geringere Umsätze generieren, erhalten standardmäßige Angebote. Durch diese differenzierte Behandlung stärkst die Kundenbindung, indem du jedem Kundenkreis entsprechend seines Wertes für dein Unternehmen besondere Aufmerksamkeit widmest.

• Kategorie A
  • Generieren hohen Umsatz und Gewinn
  • Kaufen häufig ein und interessieren sich für das Sortiment
  • Könnten durch exklusive Angebote und Rabatte mehr Umsatz generieren
• Kategorie B
  • Haben Potential für die A-Kategorie
  • Benötigen spezielle Marketingskampagnen und Reize für Zusatzkäufe (Mengenrabatte, Zusatzprodukte, Produktbundles)
• Kategorie C
  • Seltene Kunden mit wenig Umsatz
  • Erhalten standardmäßige Preise bzw. Angebote
  • Hin und wieder mit Zusatzaktionen konfrontieren um Ausreißer in Kategorie B oder sogar Kategorie A zu übersiedeln

Die Grundlage der ABC-Analyse: Das Paretoprinzip

Die ABC-Analyse hat natürlich eine Grundlage, nämlich das Paretoprinzip, benannt nach Vilfredo Pareto, der erkannt hat, dass 80% einer Wirkung mit 20% der beteiligten Faktoren erreicht werden kann. Auf gut Deutsch: 80% deiner Ergebnisse werden mit 20% deines Aufwands erzielt.

Oder auch… 20% deiner Produkte generieren 80% deines Umsatzes.
Oder auch… 20% deiner Kunden generieren 80% deines Umsatzes.

Klingt lustig… ist aber auch mit Vorsicht zu genießen. Denn dieses Zahlenverhältnis trifft bei Weitem nicht immer und überall zu. Vor allem wird in Ratgebern, Workshops und auch Büchern gerne diese 80/20 Regel wie ein heiliger Gral beschworen, doch die Wahrheit und Realität sieht meist anders aus.

In einem Ratgeber-Buch hat Ronny einmal gelesen, dass man basierend auf dieser 80/20er Regel seinen Kleiderschrank komplett ausmisten und organisieren soll. Sprich der Autor hat geraten, alle jene 20% Kleidungsstücke zu identifizieren, die man zu 80% des Jahres trägt. Der Rest könne quasi entsorgt oder verkauft werden. Das hat sich Ronny sehr lustig vorgestellt, wenn nach einem milden Winter plötzlich keine Wintersachen mehr aufzufinden sind oder bei einem entsprechenden Anlass wie Hochzeit, Geburt oder Begräbnis kein passendes Outfit zur Verfügung steht.

Wie du also sieht… sei Vorsichtig mit Ratgebern und Ratschlägen, die es auf deine Arbeitsweise, dein Business oder auch dein Umfeld abgesehen haben. Selbstverständlich sind manche Dinge ganz praktisch, aber die Anwendung ist im Einzelfall ganz genau zu betrachten.

Welche Vorteile bietet das Paretoprinzip?

Wenn das Paretoprinzip anzuwenden ist bzw. im Zuge einer ABC-Analyse angewandt wird, dann bietet es – sorgfältig durchgeführt – einige Vorteile wie unter anderem

• Identifizieren von klaren Prioritäten
• Eventuell Erhöhung der Produktivität und des Zeitmanagements
• Stärkerer Fokus auf wichtige und ertragreichere Maßnahmen

Welche Nachteile bietet das Paretoprinzip?

Das Paretoprinzip bietet nicht nur Vorteile, sondern kann auch bei übermäßigem und unbedachten Einsatz Gefahren und ein Ungleichgewicht mit sich bringen. Das wird übrigens gerne beobachtet, wenn externe Berater in einem Unternehmen die Aufgaben analysieren und bewerten, obwohl ein tiefergehendes Verständnis der Tätigkeiten durch den Berater nicht bekannt sind.

• Die ignorierten 80% könnten sich früher oder später rächen, da sich niemand mehr um diese Produkte/Kunden/Projekte intensiv gekümmert hat
• Man muss trotzdem 100% investieren um 100% des Ergebnisses zu erreichen
• Man kann nicht ständig alle Aufgaben auf 20% runterbrechen, da es auch genug Aufgaben/Kunden/Produkte/Projekt gibt, die essentiell für den Erfolg/Umsatz sind

Die ABC-Analyse berechnen

So, nachdem wir nun genau wissen, was die ABC-Analyse ist, wofür sie gut ist und welcher Grundlage sie entspricht, können wir diese nun berechnen. Oder auch nicht. Denn wer nach einer Vorlage zur Berechnung der ABC-Analyse im Internet sucht, der wird mit einer Vielzahl von kostenpflichtigen Excel-Vorlagen konfrontiert. Ja, man kann aus dem Mangel an Wissen viel Geld verdienen. Doch wir von SHOMUGO sehen das nicht so. Denn die ABC-Analyse ist ein Werkzeug, dass es Unternehmen erlaubt zu wachsen und sich zu stabilisieren. Wie du weißt, ist das unsere Mission.

Aus diesem Grund zeigen wir dir, wie man die ABC-Analyse selbst und kostenlos berechnet und durchführt. Dafür erklären wir dir die Bausteine, die für eine erfolgreiche ABC-Analyse für deine Produkte oder deine Kunden notwendig sind:

Deine Daten

Ohne Daten wird nichts funktionieren. Wir benötigen also für die Durchführung einer ABC-Analyse Daten. Diese kannst du übrigens in deiner SHOMUGO Administration jederzeit erstellen und downloaden.

Für eine einfach ABC-Analyse benötigt es sogar nur wenig Daten wie zum Beispiel:

• Kundennummer
• Kundenname
• Umsatz in einem gewissen Zeitraum, z.b. ein Jahr

oder

• Artikelnummer
• Artikelname
• Umsatz in einem gewissen Zeitraum, z.b. ein Jahr

Schritt für Schritt zur ABC-Analyse: Deine Daten ermitteln und eintragen

Trage deine Daten, am besten in einer Excel-Tabelle in 3 Spalten ein. Beachte, dass die Umsätze immer vom selben Zeitraum betrachtet werden sollten. In diesem Fall handelt es sich bei allen Kunden um den Umsatz des letzten Jahres vom 01.01. bis zum. 31.12.

Schritt für Schritt zur ABC-Analyse: Sortiere deine Daten

Nutze nun die Tabellen-Funktion von Excel und sortiere die Daten nach der letzten Spalte, dem Umsatz, nach Größe sortierend (absteigend). Sprich der Kunde, oder das Produkt, mit dem größten Umsatz rutscht ganz nach oben.

Schritt für Schritt zur ABC-Analyse: Berechne den prozentuellen Anteil des Gesamtumsatzes

Jetzt führen wir die erste Berechnung in Excel aus. Es geht in diesem Schritt darum, zu berechnen, wie groß der Anteil einer jeden Umsatzposition im Bezug auf 100% sind. Dafür erstellen wir daneben eine neue Spalte bzw. sprechen diese an:

Schritt für Schritt zur ABC-Analyse: Berechne den kumulierten Anteil des Gesamtumsatzes

Nun kannst du diese Umsätze in einer neuen Spalte kumulieren um den kumulierten Anteil je Position auszurechnen. Das klingt etwas abstrakt, ist aber ganz einfach: Rechne einfach den prozentuellen Umsatz-Anteil nacheinander zusammen:

Schritt für Schritt zur ABC-Analyse: Klassifizierungen vornehmen

Als nächster Schritt ist nun die ABC-Klassifizierung anhand der Spalte nach „kumultiertem Umsatz-Anteil“ vorzunehmen. Wichtig ist dabei zu wissen, dass es keine feste Regel für die Schwellwerte der ABC-Klassen gib. Manche reden von 80/95/100 manche von 80/90/100 – es kommt dabei stark auf die Daten und die jeweilige Verwendung der Klassifizierung an. Lass dir hier also keinen Bären aufbinden, sondern verwende das Ergebnis nach deinen Vorstellungen.

Hast du beispielsweise eine 80 / 95 /100 Klassifizierung, dann bedeutet das für deine Tabelle und deine Berechnung folgendes: Alle Daten in der Spalte „kumulierter Umsatz-Anteil“ bis zum Wert 80% sind in der A-Klassifizierung enthalten und demzufolge sehr wichtig für dein Unternehmen. Alle Daten von 80,1% bis 95% sind in der B-Klassifizierung und der Rest bis 100% ist in der C-Klassifizierung enthalten. Das würde dann so aussehen:

Wie du siehst, machen 3 Kunden einen großen Anteil deines Gesamtumsatzes aus. Diese 3 Kunden sollten speziell behandelt werden, wie z.B. eigene Sonderkonditionen, persönlicher Support oder auch Geschenke bei besonderen Anlässen. Doch vergiss nicht: Auch die anderen Kunden tragen wesentlich zu deinem Erfolg und Unternehmen bei. Es kann durchaus eine sehr gute Taktik sein, diese ebenfalls mit speziellen Aktionen auf dein Unternehmen aufmerksam zu machen.

Fazit

Prima. Du hast nun erfolgreich eine ABC-Analyse vorgenommen und kannst diese für Produkte, Lieferanten, Ausgaben deines Unternehmens, etc. immer wieder wiederholen. Der Witz an der Sache ist, du hast das nun in 5 Schritten und ca. 15min gelernt. Wohl gemerkt verlangen andere Berater und Websites für dieses Wissen manchmal mehr und manchmal weniger Geld dafür.

Noch ein Tipp am Rande: Lass dich nicht von gutaussehenden Excel-Vorlagen mit Dashboards und Cockpits blenden und beeindrucken. Letztendlich kannst du nur mit den Zahlen und Daten arbeiten. Ob da sich nun ein Diagramm rot oder blau färbt ändert nichts an den Daten und erspart dir auch keine weiteren Schritte oder Überlegungen.

Bei diesem Artikel handelt es sich um eine Unterseite des Artikels „So kannst du mit einer E-Commerce Agentur teures Geld verbraten – 10 Tipps wie du es besser machst“. Wenn du noch mehr Tipps kennenlernen möchstest, so wechsle zu diesem Artikel und besuche die darin verlinkten Beiträge.

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